Advertorial | Mit Billomat einfach Rechnungen online schreiben
28. November 2009 von der Steuermann
[Trigami-Anzeige] Kleine Gewerbetreibende und Freiberufler kennen die nervige Arbeit mit Rechnungen schreiben zu müssen. Teilweise kennt man sich mit der gesetzlichen Lage gar nicht aus und weiß deshalb nicht wirklich, wie eine richtige Rechnunge überhaupt auszusehen hat. Billomat hilft hier und ermöglicht das Erstellen von korrekten Rechnungen. Dabei kann die Rechnung ganz einfach und direkt Online erstellt werden.
Was ist Billomat?
Billomat ist eine Art Fakturiersystem für kleine Betriebe und Freiberufler, die sich nicht in eine komplizierte Fakturasoftware einarbeiten wollen. Zudem bietet Billomat den entschiedenen Vorteil, dass das Tool auschließlich Online bedient werden kann (sozusagen in the Cloud) und man außer einem PC mit Browser nichts weiteres braucht. Nichteinmal ein Drucker wird benötigt, denn Billomat erstellt selbst die Rechnung und schickt diese sogar per Post (eingetütet und frankiert), per Fax oder per E-Mail (mit digitaler Signatur) an den Empfänger. Möglichst einfach soll die Handhabung sein, über Masken gibt man einfach die Kundendaten ein und kann diese entsprechend mit Dienstleistungen (ev. sogar in Arbeitsstunden aufgeschlüsselt) oder Produkte ergänzen. Voilá die Rechnung ist fertig, und was für eine Rechnung. Denn bei Billomat können die Rechnungen mit dem eigenen Briefkopf (via PDF oder Word Vorlage) versehen werden, man kann also gänzlich auf einen hochwertigen Drucker im Büro verzichten und spart sogar die immensen Kosten, die sonst von einer Druckerei für Briefbögen berechnet werden. Denn Billomat macht das automatisch. Zudem entsprechen die Rechnungen der gängigen Gesetzeslage sodass der Fiskus (der größte Fiend der kleinen Selbstständigen) nichts mehr Meckern kann. Das ganze wird Online verwaltet, man kann sogar Dokumente hinzufügen und all diese Daten zusammen mit Angebote und Rechnungen in Kundenkarteien verschieben. Offene und überfällige Rechnungen zeigt Billomat direkt an, sodass man fehlende Geldeingänge nicht mehr vergessen und prompt darauf reagieren kann. Und einen Überblick über die aktuelle finanzielle und Auftragslage verschafft Billomat dem User mittels einfacher Grafiken und Diagramme. Und über die API Schnittstelle können Daten zwischen Billomat und verschiedenen Applikationen ausgetauscht und synchronisiert werden.
Preisstruktur
Billomat ist zwar gratis, aber nicht kostenlos. Der kleinste Tarif S ist für Personen gedacht, die wirklich nur gelegentlich eine Rechnung oder ein Angebot ausstellen müssen (max. 5 im Monat) und sonst auf sämtliche Serviceleistungen wie SSL-Verschlüsselung verzichten können. Diesen Tarif bekommt man auch zugewiesen, wenn man sich für ein Testaccount registriert. Immerhin lässt sich damit Billomat ausführlich testen ohne jegliche zeitliche Einschränkung. Empfohlen wird der mit 9 EUR / Monat durchwegs günstige Tarif M, der mit 50 Dokumente sozusagen das ausstellen von 2 Rechnungen am Tag erlaubt. Damit sollten die meisten kleineren Unternehmen auskommen. Und wenn es mehr sein sollen (bis 10 Dokumente am Tag) legt man noch einen 10 dazu und hat den Tarif L. Mit 49 EUR hat man dann den Flatrate-Tarif mit unbegrenzter Anzahl an Dokumente, Rechnungen, Kunden und Artikel.
Die Features von Billomat im Überblick
Überblick über das laufende Geschehen in der Schaltzentrale
In der Schaltzentrale, wie der Name schon sagt, werden sämtliche Informationen zusammengefasst. Hier werden dem Benutzer z.B. offen und überfällige Rechnungen aufgelistet. Die monatlichen Umsätze werden graphisch dargestellt, sodass man den Verlauf leicht im Überblick hat. Zudem bekommt man immer eine Meldung wenn ein Kunde bezahlt hat und der Zahlungseingang erfolgt ist.
Billomat sorgt für Ordnung
Dokumente können einfach in Billomat hinterlegt werden und werden auf Wunsch einem Kunden assoziert. So kann man diese dann einfach wiederfinden ohne lang im Dokumentenordner oder noch schlimmer, auf der möglicherweise chaotischen Festplatte zwischen Musikdaten, Filmen und anderen Dokumenten suchen zu müssen. Einfach alles geschäftliche bei Billomat ablegen, und schon herrscht Ordnung bei den Finanzen. Und wenn mal ein Dokument nicht sofort entdeckt wird, kann dies einfach über die Suchfunktion ausfindig gemacht werden.
Multi-User fähig
Wisst Ihr was eine Multi-User Faktura Software kostet? Die ist sehr teuer, und selbst wenn sie Open-Source ist braucht man ewig bis sie läuft. Doch bei Billomat ist die Multi-User Funktionalität bereits integriert. Eigene Mitarbeiter können sich ebenfalls mit einem eigenen Account einloggen und gemeinsam Dokumente und Rechnungen verwalten und erstellen. Das erleichtert unheimlich den Arbeitsprozess.
Dokumente per Brief, Fax oder E-Mail automatisch versenden
Ich weiß es aus meinen alten Zeiten… erstmals Dokumente suchen, dann finden und dann Rechnung ausstellen. So, dann brauch ich einen Drucker, muss die Rechnung unterschreiben und dann sogar im Brief eintüten, frankieren (kostet 55 Eurocent) und den Brief auch noch auf die Post bringen. Boah was für eine Arbeit… warum tut man sich das denn an, wenn das auch Billomat kan. Da geht das alles von alleine, ein paar Klicks genügen. Rechnungen via E-Mail werden sogar digital Signiert und entsprechen damit den Anforderungen des Fiskus.
Angepasster Briefkopf
Billomat ist keine dumme Software die nur korrekte Rechnungen ausstellt. Nein, mit Billomat kann die Rechnung auch richtig gut aussehen. Und mit Billomat geht das ganz einfach. Man lädt eine PDF-, Word- oder OpenOffice Vorlage hoch mit eigener Kopf- und Fußzeile und Billomat übernimmt diese für sämtliche Dokumente, Rechnungen und Angebote. Vergesst also das teure Vordrucken eigener Briefbögen, das erledigt nun alles Billomat voll automatisch.
Secure Shell Login
Sichere Anmeldung am Billomat Server ist eine Grundvoraussetzung. Denn niemand möchte dass seine Daten auf dem Wege vom eigenen PC ins weite World Wide Web abgehört und auspioniert werden. Mittels SSL-Verbindung werden sämtliche Daten vom PC hin zum Billomat Server und zurück verschlüsselt. (nicht im kostenlosen Tarif S enthalten).
Kundenakte mit allen wichtigen Kundeninfos
Da sämtliche Daten kundenreferenziert sind, kann man über die Kundenakte sämtliche Dokumente, Rechnungen und Angebote schnell und einfach aufrufen. Und wenn es mal doch nicht so klappen sollte, dann hilft die Schnellsuche unheimlich weiter.
Währungen und Steuersätze
Ob Euro, Pfund, Dollar oder Yen. Darüber braucht man sich keine Sorgen mehr machen, denn Billomat unterstützt mehrere Währungseinheiten inkl. aktuellem Währungskurs (oder man trägt den gewünschten Umrechnungskurs ein). Zudem sind Rechnungen ohne (EU-Warenlieferung, Reverse Charge, Drittländer), mit oder sogar verschiedenen Steuersätzen innerhalb einer Rechnung möglich.
Der “Offene Rechnungen Beobachter”
Billomat macht vor allem eines. Er teilt Dir mit ob und wann Deine Kunden bezahlen, und das ist existenziell für jeden Gewerbetreibenden. Offene und vor allem überfällige Rechnungen werden anschaulich angezeigt sodass man sofort weiß, bei welchem Kunde mal ein netter Anruf mit bitte um Bezahlung nötig ist.
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Tags: Advertorial, Billomat, Freiberufler, Gewerbebetreibende, Online-Rechnung, Rechnung, Rechnung Online, Selbständige, Software, Trigami
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Die Features bedeuten einen Schritt in Richtung der Realisation von einem papierlosen Büro. Schluss mit der Zettelwirtschaft.